Privaatsuspoliitika
1. Mis on Privaatsuspoliitika eesmärk?
Käesolev privaatsuspoliitika (“Privaatsuspoliitika”) annab sulle ülevaate, milliseid isikuandmeid, millistel eesmärkidel ja kuidas Certific OÜ (“Certific” või “meie”) töötleb.
Ühtlasi selgitab Privaatsuspoliitika, millistel õiguslikel alustel Certific sinu isikuandmeid töötleb, millisel perioodil Certific isikuandmeid säilitab, millised on sinu andmekaitsealased õigused ja kuidas neid teostada.
2. Millistel juhtudel Privaatsuspoliitika kohaldub?
Privaatsuspoliitika kohaldub juhul, kui:
3. Kes on isikuandmete vastutav töötleja ja kuidas temaga ühendust võtta?
Sinu isikuandmete vastutav töötleja on Certific OÜ;
Isikuandmete töötlemisega seotud küsimuste korral võta ühendust otse meie AKS-ga või e‑posti aadressil certific@certific.co.
NB! Selliste Platvormil kättesaadavate teenuste puhul, mida ei osuta vahetult Certific (kõik, v.a Privaatsuspoliitika alapunktis 4.4. nimetatud teenused), on isikuandmete vastutavaks töötlejaks üldjuhul asjassepuutuv teenuseosutaja (näiteks tervishoiuteenuse osutaja). Vastutavaks töötlejaks võib olla ka kolmas isik, kelle nimel Platvormiga liidestatud teenuseosutaja isikuandmeid töötleb. Certific tegutseb sellisel juhul aga isikuandmete volitatud töötleja või all‑volitatud töötleja ülesannetes. Konkreetseid teenuseid puudutavate küsimuste korral palume ühendust võtta otse vastava teenuseosutajaga.
4. Millistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel Certific isikuandmeid töötleb?
Certific töötleb isikuandmeid alati minimaalses võimalikus mahus ja üksnes allpool kirjeldatud eesmärkidel.
4.1. Kasutajakonto registreerimine, autentimine ja Platvormi kasutamise võimaldamine
Platvormi kasutamiseks tuleb registreerida kasutajakonto. Kasutajakonto registreerimiseks tuleb sinul kui kliendil enda isik turvalise autentimisvahendiga (ID-kaart/Mobiil-ID/Smart-ID) tuvastada. Ühtlasi tuleb sul kasutajakonto registreerimiseks nõustuda Platvormi Kasutustingimustega ning kinnitada, et oled tutvunud ka Privaatsuspoliitikaga ja küpsiste teabelehega.
Kasutajakonto registreerimisel ja autentimisel töödeldakse järgmisi kliendi isikuandmeid:
Kasutajakonto registreerimise, autentimise ja platvormil navigeerimise käigus esitatud andmeid töödeldakse Kasutustingimustest tulenevate õiguste ja kohustuste teostamise eesmärgil ehk Platvormi kasutamise võimaldamiseks.
4.2. Teenuseosutajatega lepingute sõlmimine ning neist tulenevate õiguste ja kohustuste teostamine
Teenuseosutajate (näiteks tervishoiuteenuse osutajad) Platvormiga liidestamiseks ja neile Platvormi kasutamise võimaldamiseks sõlmitakse Certificu ja teenuseosutaja vahel teenusleping. Teenuslepingu sõlmimiseks ning sellest tulenevate õiguste ja kohustuste teostamiseks töötleme teenuseosutaja esindaja kohta järgmisi isikuandmeid:
Vastavate isikuandmete töötlemine on vajalik Certificu ja teenuseosutaja vahelise teenuslepingu sõlmimiseks ning sellest tulenevate õiguste ja kohustuste täitmiseks.
NB! Teenuseosutajatega sõlmitud lepingute täitmise raames töödeldakse ka vastava teenuseosutaja juures töötavate isikute, kuid tervishoiuteenuse osutajate puhul ka nende patsientide isikuandmeid. Vastav andmetöötlus toimub teenuseosutaja, kuid teatud juhul ka kolmanda isiku kui isikuandmete vastutava töötleja nimel ja juhistel. Certific on seejuures Platvormiga liidestatud teenuseosutaja poolt Platvormi vahendusel töödeldavate isikuandmete volitatud või all-volitatud töötleja.
4.3. Suhtlus (potentsiaalsete) teenuseosutajate ja muude koostööpartneritega
Certific kasutab oma tegevuses mitmesuguste koostööpartnerite teenuseid ja tellib kaupu ning loob koostöösuhteid. Muu hulgas suhtleb Certific potentsiaalsete teenuseosutajatega selleks, et Platvormil pakutavate teenuste valikut pidevalt täiustada ja mitmekesisemaks muuta.
Certific töötleb teenuseosutajate ja muude koostööpartneritega sõlmitud lepingu täitmiseks nende kontaktisiku(te) järgmisi isikuandmeid:
Olukorras, kus Certific pöördub potentsiaalse teenuseosutaja või muu koostööpartneri poole ise, on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks Certificu õigustatud huvi koostöö alustamiseks. Certific kasutab vastavateks pöördumisteks võimalusel alati juriidilise isiku kontaktisiku tööalaseid kontaktandmeid, mistõttu on riive kontaktisikute kui andmesubjektide privaatsusele minimaalne.
4.4. Personaliseeritud teenuste osutamine
Tegutseme järjepidevalt selle nimel, et Platvormi täiendada ja arendada. Seetõttu lisame Platvormile järk-järgult teenuseid, mida pakub kliendile Certific vahetult ja iseseisvalt (“Personaliseeritud teenused”).
Personaliseeritud teenuste osutamiseks töödeldakse (sõltuvalt konkreetsest teenusest) järgmisi kliendi isikuandmeid:
|
1. Kasutajakonto registreerimise käigus esitatud andmed (vt alapeatükk 4.1.); |
12. sugulussuhete staatus(ed); |
|
2. kindlustatuse staatus; |
13. diagnoosid ja anamneesid; |
|
3. pangakonto number; |
14. kliendi suhtes koostatud meditsiinidokumendi metaandmed (dokumendi ID, tüüp, kuupäev, konfidentsiaalsus); |
|
4. elukoha aadress; |
15. kliendi suhtes koostatud meditsiinidokumendi väljastaja andmed (tervishoiuasutuse andmed, tervishoiutöötaja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber, e-posti aadress ja eriala); |
|
5. kodakondsus; |
16. kliendi suhtes koostatud meditsiinidokumendi sisu; |
|
6. perekonnaseis; |
17. antropomeetrilised andmed; |
|
7. haridustase; |
18. meditsiinilise üldläbivaatuse käigus tuvastatud objektiivsete leidude kirjeldused; |
|
8. sissetulek; |
19. uuringute andmed (kood, nimetus, kirjeldus, kuupäev, teostaja andmed, vastuse kirjeldus); |
|
9. ametinimetus ja staaž ametikohal; |
20. analüüside ja parameetrite andmed (kood, nimetus, staatus, teostamise aeg, kuupäev, tulemuse tõlgendus); |
|
10. eestkoste ja hooldusõiguse staatus; |
21. geeniandmed; |
|
11. surma kuupäev; |
22. terviseküsimustike tulemused; |
|
12. kontaktisiku ees- ja perekonnanimi; |
23. retseptide andmed; |
|
13. kontaktisiku telefoninumber, e-posti aadress ja seos kliendiga; |
24. teenuse osutamiseks vajalik unikaalne identifikaator või ülesvõte. |
Kasutajakonto registreerimise käigus esitatud andmeid kasutatakse Personaliseeritud teenustele ligipääsu võimaldamiseks ehk turvaliseks autentimiseks vastavalt Privaatsuspoliitika alapeatükis 4.1. märgitule.
Ülejäänud isikuandmete esitamine ja vastavate andmete töötlemisel põhinevate Personaliseeritud teenuste kasutamine on vabatahtlik ega ole Platvormi kasutamise vältimatuks eelduseks. Vastavate isikuandmete töötlemine toimub nõusoleku alusel.
4.5. Turundustegevused ja kommunikatsioon
Kui oled andnud meile vastava nõusoleku, võime koostada nii isikustatud kui ka isikustamata soovitusi ja saata sulle nende põhjal aeg-ajalt teavitusi ja uudiskirju, mis sisaldavad infot sulle potentsiaalselt huvipakkuvate teenuste kohta.
Uudiskirjade saatmiseks töötleme järgmisi isikuandmeid:
Vastava andmetöötluse õiguslikuks aluseks on nõusolek.
Kui saadad meile e-kirja või võtad meiega ühendust muudel elektroonilistel meetoditel, edastad meile selle käigus ka oma ees- ja perekonnanime, e-posti aadressi ning võimalikud täiendavad isikuandmed, mis võivad sõnumi sisus kajastuda. Kliendi poolt omal algatusel edastatud isikuandmete, sealhulgas päringule vastamise eesmärgil toimuva isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Kasutustingimustest tulenevate õiguste ja kohustuste täitmise vajadus.
4.6. Värbamistegevused
Certificu teenuste portfell areneb pidevalt, mistõttu võime aeg-ajalt vastavalt vajadusele otsida vabade töörollide täitmiseks täiendavat personali. Potentsiaalse kandidaadi huvi väljaselgitamiseks võime võtta kandidaadiga omal algatusel ühendust, sh tööalastel sotsiaalmeediaplatvormidel (nt LinkedIn) avalikustatud kontaktandmete kaudu. Sellisel juhul põhineb andmesubjekti ees- ja perekonnanime, sotsiaalmeediaprofiili ning e-posti aadressi töötlemine meie õigustatud huvil.
Alternatiivselt võime nii iseseisvalt kui ka koostöös värbamisteenuse osutajaga vabade töörollide täitmiseks korraldada konkursse, mille avalikustame Veebilehel, Certificu sotsiaalmeediakontodel, personaliotsinguportaalides (CV-online, CV-keskus) ja/või värbamisteenuse osutaja veebilehel. Värbamisteenuse osutajat kaasates oleme vastava teenusepakkujaga sõlminud andmetöötluslepingu, millega on tagatud isikuandmete kaitse kõrge tase, sh konfidentsiaalsus, töötlemise vastavus kõigile õigusaktidest tulenevatele nõuetele ja parimatele praktikatele.
Kui otsustad vaba töörolli täitmiseks korraldatud konkursil osaleda ja esitad meile sellekohase avalduse, töötleme iseseisvalt ning vajadusel värbamisteenuse osutajaid kaasates sinu järgmisi isikuandmeid:
Vastava andmetöötluse õiguslik alus põhineb meie kui tööandja vajadusel enne sobiva kandidaadiga töölepingu sõlmimist konkursi käigus esitatud isikuandmeid töödelda. Kehtivaid karistusi puudutavate isikuandmete töötlemise õiguslik alus põhineb meie kui tööandja õigustatud huvil.
4.7. Õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmine
Teatud juhtudel peame töötlema isikuandmeid õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks. See hõlmab näiteks:
Sellistes olukordades on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks meil lasuv juriidiline kohustus.
4.8. Platvormi arendamine
Töötame pidevalt selle nimel, et võimaldada kõigile klientidele kvaliteetseid teenuseid ja parimat kasutajakogemust. Sel eesmärgil võime töödelda järgmisi isikuandmeid:
Vastav isikuandmete töötlemine toimub nõusoleku alusel. Veebiküpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid puudutavate andmete osas palume tutvuda ka meie küpsiste teabelehega.
5. Kui kaua Certific isikuandmeid säilitab?
Säilitame isikuandmeid üksnes selle aja vältel, milleks see on vajalik Privaatsuspoliitika 4. peatükis toodud töötlemise eesmärkide täitmiseks.
|
Töötlemise eesmärk |
Säilitustähtaeg |
|
1. Kasutajakonto registreerimine, autentimine ja platvormi kasutamise võimaldamine |
3 aastat alates Kasutustingimuste kui lepingu lõppemisest |
|
2. Teenuseosutajatega lepingute sõlmimine ning neist tulenevate õiguste ja kohustuste teostamine |
3 aastat alates teenuslepingu lõppemisest |
|
3. Suhtlus (potentsiaalsete) teenuseosutajate ja muude koostööpartneritega |
3 aastat alates teenuslepingu või muu koostöö lõppemisest või selle potentsiaalset sõlmimist puudutanud läbirääkimiste lõppu (olukorras, kus lepingut ei sõlmitud) |
|
4. Personaliseeritud teenuste osutamine |
Töötlemise aluseks oleva nõusoleku tagasivõtmiseni |
|
5. Turundus ja kommunikatsioon |
Töötlemise aluseks oleva nõusoleku tagasivõtmiseni |
|
6. Värbamine |
1 aasta alates konkursi lõpust (valituks mitteosutunud kandidaadi puhul). Töötajate andmete töötlemise üksikasjad on sätestatud personali privaatsuspoliitikas |
|
7. Platvormi arendamine |
Töötlemise aluseks oleva nõusoleku tagasivõtmiseni |
NB! Õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks ja muudel erandlikel juhtudel võime isikuandmeid säilitada ka ülaltoodust pikema perioodi vältel, sealhulgas:
Näiteks säilitame kõiki raamatupidamise algdokumente (sh arveid) vastavalt seaduses sätestatud säilitustähtaegadele. Nõuete esitamise või meie vastu esitatavatele nõuetele vastuväidete esitamise võimaldamiseks võime säilitada isikuandmeid vastavalt nõuete aegumistähtaegadele maksimaalselt 10 aastat ning käimasolevate vaidluste korral kuni nende lõpliku lahendamiseni.
6. Millistest allikatest Certific isikuandmeid saab?
Saame oma teenuste osutamiseks vajalikke isikuandmeid peamiselt teenuseosutajatelt ja otse sinult kui kliendilt (ütluspõhiselt) ning teatud juhtudel ka riiklikest andmekogudest. Mõnedel juhtudel, näiteks värbamistegevuste käigus, võime isikuandmeid saada ka meie poolt kaasatud värbamisteenuse osutajatelt.
7. Kes minu isikuandmetele ligipääsu omavad?
Juurdepääs isikuandmetele on rangelt vajaduspõhine ja seotud Certificu töötajate töölepingust või ametijuhendist tulenevate kohustuste täitmisega. Teatud juhtudel võib juurdepääs isikuandmetele piiratud osas olla võimaldatud ka meile konkreetseid teenuseid (nt raamatupidamisteenus, IT-teenused) osutavatele partneritele ja teenusepakkujatele.
Juhime tähelepanu, et Certific ei ole Platvormiga liidestatud teenuseosutajate teenuste osutamise ja kasutamisega kaasneva andmetöötluse osas isikuandmete vastutav töötleja. Nende poolt teostatava andmetöötluse üksikasjade mõistmiseks palume tutvuda vastavate teenuseosutajate andmetöötluspõhimõtetega.
8. Kellele Certific minu isikuandmeid edastab?
Võime isikuandmeid kolmandatele isikutele edastada üksnes vastava õigusliku aluse olemasolul või õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmiseks.
Võime oma tegevustes spetsiifiliste ülesannete täitmiseks kasutada isikuandmete volitatud töötlejaid (nt värbamise ja IT-teenuste puhul). Sellisel juhul oleme aga asjassepuutuva volitatud töötlejaga sõlminud andmetöötluslepingu, millega on tagatud isikuandmete kaitse kõrge tase, sh konfidentsiaalsus, töötlemise vastavus kõigile õigusaktidest tulenevatele nõuetele ja parimatele praktikatele.
Certific ei edasta isikuandmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda asuvatele vastuvõtjatele.
Loetelu meie poolt kasutatavatest volitatud töötlejatest on kättesaadav https://www.certific.co/data-sub-processors
9. Kuidas Certific minu isikuandmete turvalisuse tagab?
Oleme rakendanud isikuandmete turvalisuse tagamiseks nii infotehnilisi, organisatsioonilisi kui ka füüsilisi turvameetmeid. Juurdepääs mistahes isikuandmetele on nii füüsiliselt kui ka digitaalselt säilitatavate isikuandmete puhul rangelt vajadus- ja töökohapõhine.
Isikuandmeid hoitakse turvalise autentimisvahendi abil sisselogimist nõudvas, kaitstud infosüsteemis ning juurdepääs isikuandmetele on kasutajaõigustega reguleeritud.
NB! Meie Veebileht võib sisaldada viiteid ja linke teistele veebilehtedele, näiteks sotsiaalmeediaplatvormidele, mida kontrollivad kolmandad isikud. Kui vajutad vastaval lingil või navigeerid omal algatusel mõnel sotsiaalmeediaplatvormil meie gruppi/profiilile, asud kolmanda isiku veebilehel, mille kaudu toimiv andmetöötlus ei ole meie kontrolli all. Seetõttu soovitame tutvuda ka vastavate kolmandate isikute privaatsuspoliitikate ja veebiküpsiseid puudutava teabega.
10. Missugused on minu andmekaitsealased õigused?
Seoses Certificu poolt teostatava isikuandmete töötlemisega on sul järgmised andmekaitsealased õigused.
|
Õigus |
Mida see tähendab ja millal saab seda õigust kasutada? |
|
Õigus töötlemisest teadlik olla ja töödeldavate isikuandmetega tutvuda
|
Sul on õigus nõuda teavet selle kohta, kas ja milliseid isikuandmeid, millisel õiguslikul alusel ja viisil me sinu kohta töötleme. Ühtlasi on sul õigus taotleda enda kohta töödeldavatest isikuandmetest koopia esitamist. |
|
Õigus nõuda isikuandmete parandamist |
Seda õigust saad kasutada juhul, kui meie poolt sinu kohta töödeldavad isikuandmed on puudulikud, aegunud või valed. |
|
Õigus nõuda isikuandmete kustutamist |
Isikuandmete kustutamist saad nõuda juhul, kui: · töödeldavaid isikuandmeid ei ole enam töötlemise eesmärkide saavutamiseks vaja; · võtad isikuandmete töötlemise aluseks oleva nõusoleku tagasi; · õigustatud huvi alusel toimuva töötlemise puhul on sinu õigused ja huvid Certificu omadest kaalukamad; |
|
Õigus isikuandmete töötlemist piirata |
Isikuandmete töötlemise piiramist saad nõuda juhul, kui: · vaidlustad isikuandmete õigsuse; · esitad õigustatud huvi alusel toimuva isikuandmete töötlemise osas vastuväite; · ilmneb, et isikuandmete töötlemiseks puudub õiguslik alus, kuid sa ei soovi isikuandmete kustutamist; · vajad isikuandmeid õigusnõude koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks. |
|
Õigus esitada vastuväiteid |
Kui sinu isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on meie õigustatud huvi, on sul õigus esitada vastavale isikuandmete töötlemisele vastuväide. Ühtlasi on sul õigus esitada vastuväide mistahes meiepoolsele automatiseeritud otsuse langetamisele ning otseturundusega seotud isikuandmete töötlemisele. |
|
Õigus isikuandmete ülekandmisele |
Kui töötleme sinu isikuandmeid nõusoleku alusel või tulenevalt lepingust, on sul õigus nõuda, et esitaksime sulle vastavad isikuandmed struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul. Kui see on tehniliselt teostatav, on sul ühtlasi õigus taotleda, et edastaksime isikuandmed sinu poolt viidatud, teisele vastutavale töötlejale. |
|
Õigus nõusolek tagasi võtta |
Kui sinu isikuandmete töötlemise õiguslik alus on nõusolek, on sul õigus vastav nõusolek igal ajal tagasi võtta. Juhime tähelepanu, et nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta siiski eelneva, kehtiva nõusoleku alusel toimunud andmetöötluse õiguspärasust. |
NB! Andmekaitsealased õigused ei ole absoluutsed ning peame iga taotluse puhul hindama, kas ja millises ulatuses võimaldavad õigusaktid ja teiste andmesubjektide õigused sinu taotluse rahuldamist.
11. Mida teha, kui mul tekib küsimusi või soovin esitada isikuandmete töötlemise kohta kaebuse?
Mistahes isikuandmete töötlemisega seotud küsimuste või kaebuste tekkimisel võta meiega julgesti ühendust Privaatsuspoliitika 3. alapunkti juures märgitud e-posti aadressi kaudu. Vastame pöördumistele ühe kuu jooksul alates küsimuse või kaebuse kättesaamisest. Kui ühe kuu jooksul ei ole võimalik taotlusele vastata, võime pikendada vastamise tähtaega kahe kuu võrra, teavitades sind tähtaja pikendamisest ning selle põhjusest ühe kuu jooksul alates taotluse kättesaamisest.
Kui esitad meile küsimuse või kaebuse sellise isikuandmete töötlemise osas, mille puhul Certific on volitatud või all-volitatud töötleja rollis, edastame sinu pöördumise esimesel võimalusel vastutavale töötlejale ning teavitame sind sellest.
Juhul, kui sa ei nõustu meilt saadud vastusega, on sul õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (aadress: Tatari 39, Tallinn 10134; e-post: info@aki.ee; telefon: +372 627 4135).
12. Kas Privaatsuspoliitika sisu võib tulevikus muutuda?
Pingutame pidevalt selle nimel, et nii meiepoolne andmetöötlus kui ka sellega seotud dokumentatsioon oleks lihtne, selge ja läbipaistev ning vastaks kõigile õigusaktides esitatud nõuetele ja parimatele andmekaitsepraktikatele. Sellest tulenevalt uuendame, täpsustame ja parendame Privaatsuspoliitikat regulaarselt ning teavitame kõiki kliente uuendustest meile esitatud kontaktandmete kaudu või Platvormi vahendusel.
Ajakohase versiooni Privaatsuspoliitikast leiad alati meie Veebilehelt.
Viimati uuendatud: 18.12.2023